Kirjastojärjestelmän vaihdos kesällä 2019

Linnea2-konsortion purkautuessa ja Voyager-kirjastojärjestelmän käytön tullessa tiensä päähän oli tehtävä päätös uudesta kirjastojärjestelmästä. Varastokirjasto päätti ottaa käyttöön avoimen lähdekoodin ohjelma Kohan, joka sopii hyvin painetun aineiston sekä lainaustoimintojen hallintaan. Koha on kirjastoammattilaisten käytössä oleva työkaluohjelma ja muutos ei asiakkaille juurikaan näy, sillä asiakasliittymänä säilyi Finna.

Järjestelmän vaihdoksen onnistumisen varmistamiseksi Varastokirjastossa perustettiin projektiryhmä, johon kuului kaksi henkilöä sekä luetteloinnin että lainauksen toiminnoista allekirjoittaneen lisäksi. Myös kirjastonjohtaja osallistui työskentelyyn. Ryhmällä oli viikoittainen kokous perjantaisin, jossa käytiin läpi vaihdoksessa huomioitavia paikallisia asioita sekä uuden järjestelmän tilannetta. Projektiryhmä kävi keväällä tutustumassa Jyväskylän Avoimen tiedon kirjastoon, jossa Koha oli jo käytössä.

Varastokirjaston tietokannan vuosittain kartunta on 55000-80 000, poistoja tehdään yleensä alle 100 per vuosi. Voyager kirjastojärjestelmä otettiin käyttöön vuonna 2001, jonka jälkeen tietokantaan on tehty muutama formaattikonversio. Näiden yhteydessä tietokantaa on korjattu/täydennetty ja parannettu, mutta jatkuvaa tietokannan huoltoa ei ole aikaa eikä resursseja tehdä. Luettelointiohjeet ovat vuosien varrella uusiutuneet ja joskus inhimillisiä virheitäkin pääsee livahtamaan huolellisesta työskentelystä huolimatta. Kirjastojärjestelmän vaihdoksen onnistumisen varmistamiseksi käynnistettiin heti vuoden 2019 alussa tietokannanhuoltotoimet. Erilaisin kyselyin saatiin selville ongelmallisia tietueita ja tietokannan testikonversioissa tuli ilmi lisää korjattavaa. Niinpä ennen järjestelmän vaihdosta korjattiin tuhansia tietueita, että konversio onnistui ongelmitta.

Tietokannan suuren koon vuoksi Vaari-tietokannassa oli viikon käyttökatko, jonka aikana suurin osa henkilöstöstä lomaili ja projektiryhmä teki viimeisiä testauksia ja työohjeita, että työskentelyn aloittaminen olisi vaivatonta.

Uuden järjestelmän käyttö aloitettiin maanantaina 17.6. kaikille yhteisellä parin tunnin mittaisella koulutuksella, jonka jälkeen tutustumista jatkettiin toiminnoittain iltapäivän ajan. Muutoksia toimintoihin tietysti tuli, sekä työskentelyä helpottavia, että uusia toimintatapoja vaativia. Luetteloinnin osalta toiminta säilyi Melindan suhteen entisellään: luettelointi tapahtuu Melindassa, tietueet siirtyvät Koha-Vaarin siirtoskriptillä ja Koha-Vaarissa tehdään vain varasto- ja nidemerkinnät. Asiakaspalvelussa merkittävin muutos oli yhteislainauksen poistuminen toistaiseksi palveluvalikoimasta.

Uuden järjestelmän käytön opiskelu ja oppiminen onnistuivat erittäin hyvin, eikä vanhaa järjestelmää ole kaivattu. Luettelointi ja asiakaspalvelu käynnistyivät tiistaina 18.6.

Sirpa Janhonen

 

<<edellinen artikkeli seuraava artikkeli>>