Tutustumisretkellä Savonia-ammattikorkeakoulun ja Itä-Suomen yliopiston kirjastoihin

Artikkelin kirjoittaja ja lääketieteellisen hyllyluokitusjärjestelmä.

Olin vierailevana työntekijänä 10.6. – 13.6. välisenä aikana Savonia-ammattikorkeakoulun kirjasto- ja tietopalvelussa sekä Itä-Suomen yliopiston Kuopion kampuskirjastossa. Yhteensä neljä päivää kestäneiden vierailujen aikana tutustuin kirjastojen toimintaan ja työtehtäviin eri työpisteillä.

Savonia-ammattikorkeakoulun kirjasto- ja tietopalvelut

Savonian kirjasto pyörii kolmen kampuksen Kuopion, Iisalmen ja Varkauden voimin. Työntekijöitä Kuopiosta löytyy 7 ja Iisalmesta 2. Varkauden yksikkö toimii pääsääntöisesti itsepalvelukirjastona, jossa virkailija on paikan päällä kerran viikossa hyllyttämässä ja tekemässä asiakaspalvelua. Opiskelijoita on yhteensä n. 6000 ja budjetti 44 milj. €.  Painettua aineistoa löytyy vielä 42000 niteen verran, verkkoaineistoa/kausia n. 1900 kpl kaikki kampukset mukaan lukien. Suurin osa kaikista kurssi- ja opintomateriaaleista on jo siirtynyt e-aineistoksi. Kirjastojärjestelmänä toistaiseksi Voyager, mutta siirtyminen ALMA-järjestelmään tapahtuu näillä näkymin toisessa aallossa vuonna 2020.

Ensimmäisen tutustumispäivän aloitimme johtavan informaatikon Mira Jupin kanssa käyden läpi kirjaston toimintaan liittyviä asioita ja käytäntöjä.  Kävimme myös kiertelemässä läpi uuden kirjaston tiloja, jonka nimeksi on valittu Opus. Muutto uusiin tiloihin tapahtuu syksyn aikana. Tiloissa on kiinnitetty erityistä huomiota akustiikkaan ja opiskelutiloihin. Jääkäämme siis odottelemaan kutsua avajaisiin…

Informaatikot Anne Mikkanen ja Kirsi Rönnqvist kertoivat kirjaston kokoelmapolitiikasta ja -työstä. Hankinnassa suurimman painopisteen muodostavat e-aineistot. Pakollisia kurssikirjoja hankitaan 0.25-kertainen määrä kurssin yhtäaikaiseen opiskelijamäärään nähden (enintään 20 kpl/kampuskirjasto). ”Savonialaiset” ovat kuulemani mukaan innokkaita poistajia, ja organisaation kokoon nähden heillä onkin vähiten painettua aineistoa. Siitä johtuen kokoelma pysyy laadukkaana ja kiertää hyvin. Informaatikot valitsevat aineistoa alakohtaisesti, tietopalvelusihteeri tekee hankinnan ja tilausluetteloijat tarkistavat laskun, jonka jälkeen aineisto kuvaillaan. Tilaukset pyritään tekemään FinELib-konsortion kautta, joka neuvottelee kirjastoille parhaat sopimukset ja helpottaa sekä yksinkertaistaa ostoprosessia jarruttaen omalta osaltaan hintojen nousua.

Neuvontaa sekä asiakaspalvelua ja -viestintää tekevät kaikki, mutta työ painottuu enemmän kolmelle asiakaspalveluun erikoistuneelle tietopalvelusihteerille. Informaatikko Anu Räty-Härkönen avasi minulle asiakaspalvelun kokonaisuutta palvelutiskin ääressä. Valitettavasti opiskelijat olivat kesälomalla, joten en päässyt seuraamaan asiakaspalvelutilanteita lähietäisyydeltä.

Kaukopalvelutilaukset tapahtuvat mm. Subiton ja Varastokirjaston kautta. Prosessia hoidetaan asiakaspalvelun yhteydessä. Kirjastoalustana ja tiedonhakupalveluna toimii Savonia Finna, josta löytyvät myös tiedonhakijan oppaat ja tietotärppiohjaukset. Tietokantoja se pitää sisällään 62 kpl, mistä valtaosa on tekniikan ja terveysalan. Tietokantatyypeistä selkeän enemmistön muodostavat aihehakemistot ja portaalit, e-kirjat sekä erilaiset lehtiartikkelitietokannat.

Savonia AMK:n asiakaspalvelu mindmap

Savonia AMK tarjoaa kattavasti tiedonhaun opetusta ja oppaita aineiston käyttöön uusille opiskelijoille myös englannin kielellä. Libguides-osiosta löytyvät niin yleisoppaat kirjastoaineistojen käyttöön kuin alakohtaiset oppaat tietokantojen ja aineistojen käyttöönkin. Myös e-kirjojen käyttöönottoon on tehty kattavat ohjeet. Tiedonhaun opetusta ja ohjausta Savoniassa antaa informaatikko Tanja Savolainen. Kevään aikana opastuksia on kertynyt yhteensä reilut 60 kappaletta. Käytössä on myös Zoom-ohjelmisto etäopetusta varten.

Savonian luettelointiprosessi vastaa ohjelmistojen osalta, Voyageria lukuun ottamatta, hyvin paljon omaamme. Kuvailu tapahtuu Alephiin, josta tietue replikoituu Voyageriin. Painetun aineiston lisäksi tietopalvelusihteeri Tuija Antikainen kuvailee myös e-aineistot. Savonia on solminut BTJ:n kanssa tietueiden ostopalvelusopimuksen, joka helpottaa luetteloijan työtaakkaa jonkin verran.  Tietueista noin 70 prosenttia on poimittuja. Luetteloinnin apuna käytetään myös Annif-työkalua, jonka koneoppimisalgoritmi haistelee asiasanoja sille syötetyn tekstinpätkän seasta. Tästä on hyötyä etenkin silloin kun luetteloidaan tieteenalan aineistoa, jonka ammattikieli ei ole ennestään tuttua.

Tutustumisretken päätteeksi kävimme läpi poistoprosessin ennen niteiden lähetystä Varastokirjastoon. Lähettävä kirjasto poistaa Alephissa oman lowtag-merkintänsä ja lisää Varastokirjaston lowtagin tilalle. Tämän jälkeen niteisiin lyödään leimat ja ne pakataan. Savoniassa on käytössä NFC-tekniikalla toimivat RFID-tunnistetarrat, joiden avulla viivakoodien luku on huomattavasti vauhdikkaampaa vanhoihin lukijoihin verrattuna.

UEF kirjasto

Itä-Suomen yliopiston kirjasto on yksi hallinnollinen kokonaisuus, johon kuuluvat Joensuun ja Kuopion kampuskirjastot sekä Kuopion yliopistollisen sairaalan tieteellinen kirjasto. Kirjasto on julkinen tieteellinen kirjasto, joka tarjoaa modernit kirjasto- ja tietopalvelut erityisesti yliopiston 2 500 hengen henkilöstölle ja 15 500 opiskelijalle. Kirjasto tarjoaa käyttöön painettuja ja elektronisia tietoaineistoja, hoitaa yliopiston julkaisutoimintaa, myy yliopiston julkaisuja sekä opettaa tiedonhankintaa. Kirjaston erityistehtävänä on toimia vapaakappalekirjastona ja EU: tallekirjastona.

Aloitimme tutustumisen kiertämällä tilat läpi palvelupäällikkö Arja Juntusen ja talous- ja henkilöstösihteeri Ritva Väyrysen johdolla. Pääsin samalla seuraamaan ASKOa eli palveluryhmän kokousta, joissa puidaan läpi ajankohtaisia asioita ja kehitetään palveluita.

Palvelusihteeri Ulla Raittonen puolestaan esitteli kirjaston painettua kokoelmaa ja hyllytyskäytäntöjä. Kävimme tutustumassa lisäksi alakerran varastoon, jossa säilytetään mm. arvokkaita erikoiskokoelmia (A. I. Virtanen). Joensuussa puolestaan säilytetään Karjala-kokoelmaa, josta ei anneta kotilainoja.

Viherseinä

Tämän jälkeen matka jatkui jalan kohti KYSin kirjastoa, joka on suunniteltu pääasiassa lääketieteen opiskelijoille ja sairaalan henkilöstölle. Kirjastoamanuenssi Pirkko Kultamaa esitteli minulle paikkoja. Pienen kirjaston erikoisuutena ovat Naavan toteuttamat ja ilmanlaatua parantavat viherseinät. Eteistä koristivat lainaus/palautusautomaatti sekä ePress lehtienlukulaite. Suurta ihmetystä aiheutti lääketieteellinen hyllyluokitusjärjestelmä.

Aineiston tilaamiseen, vastaanottamiseen ja luettelointiin tutustuin kirjastoamanuenssi Eeva Honkasen ja tietoasiantuntija Kirsi Salmen johdolla. Keskustelimme mm. e-aineiston lisääntymisestä painetun materiaalin rinnalle sekä kustantajien kokoelmien hinnoittelupolitiikasta. Keskustelimme myös ALMA-kirjastojärjestelmän vaikutuksesta luettelointiprosessiin yliopiston siirtyessä sitä käyttämään.

Yliopistokirjaston viestintää puolestaan avasi tietoasiantuntija Tuula Rissanen. Hän kertoi kirjaston käyttävän useita erilaisia Microsoft-pohjaisia alustoja mm. viestittämiseen ja organisaation sisäiseen tiedottamiseen. Näistä käytetyimmät ovat Yammer, joka vastaa ominaisuuksiltaan Facebookia. Lisäksi on käytössä digitaalinen työympäristö Heimo, joka ajaa henkilöstöintran virkaa.

Kaukopalvelussa työskentelevä tietopalveluneuvoja Tero Heiskanen esitteli minulle työssään käyttämiään ohjelmistoja ja käytäntöjä. Kaukopalvelun puolella on käytössä Request Tracker (tikettijärjestelmä) ohjelmisto. Siihen linkittyvät käsiteltäviksi UEF Finnan (artikkelikopiot Varastokirjastosta) tai erillisen lomakkeen kautta tehdyt kaukopalvelutilaukset.

Antton Koukkari

 

<<edellinen artikkeli seuraava artikkeli>>