Vaarin metadata

Vuoden 2016 alussa monissa suomalaisissa kirjastoissa otettiin käyttöön RDA-kuvailuohjeet, niin myös Varastokirjastossa.  Muutos on aina haaste ja kouluttautumisen paikka. Nykyiset etäosallistumismahdollisuudet tarjoavat mahdollisuuden seurata ACP-yhteydellä koulutustilaisuuksia, joka mahdollistaa kaikkien luetteloijien osallistumisen koulutuksiin sen sijaan, että muutama kävisi koulutuksessa ja kertoisi toisille. Niinpä olemme viime syksystä lähtien kääntäneet koko tiimin voimin luetteloinnin kurssia kohti uutta aikaa.

Kaija

Viime vuosina olemme vuosittain käsitelleet tuhansia tietueita, joita kenties yksikään kirjastoammattilainen ei meidän jälkeemme käsittele – korjaustyö on tiedontarvitsijan kannalta merkittävää.

RDA-konversioon valmistauduimme tekemällä Vaarin testikonversion kolme kertaa. Jokaisen testin jälkeen analysoimme virhelistauksia ja korjasimme merkittävän määrän tietueita. Nämä korjaukset olivat pitkälti teknisiä: virheellisiä kenttiä tai osakenttiä, indikaattori virheitä jne. Samalla poistettiin myös monta tuplaa Melindasta. Emme ota vastaan Melindasta toisten kirjastojen tekemiä muutoksia Vaariin, mutta konversiokorjausten yhteydessä myös korjatut tietueet päivittyivät usein aiempaa laajempina.  Konversio on näin myös mahdollisuus huoltaa tietokantaa.

Kansalliskirjaston järjestämän koulutuksen lisäksi Varastokirjaston luetteloinnin kannalta Kumean (Kuvailevan metatiedon asiantuntijaryhmä) tekemä monografioiden luetteloinnin pikaohje sekä valmiit tallennusalustat olivat hyvä alku RDA-primääriluetteloinnin käynnistämiseksi tammikuussa.

ISBD-RDA konversio oli Melindassa ja paikalliskannoissa pääsiäisen alusviikolla, jolloin luetteloinnissa oli parin päivän katko.  Varastokirjastossa suurin osa luetteloinnista on poimintaa joko Melindasta tai muista tietokannoista BookWhere –ohjelmalla. Aluksi konversion jälkeen oli epätietoisuutta siitä, miten näitä tietueita tulee/voi käsitellä. Onko kaikkien muutosten/korjausten/siistimisten jälkeen muokattava koko tietue RDA-muotoon? Nyt olemme asiassa jo viisaampia, sillä Kumea tarkensi ohjeistusta takautuvan luetteloinnin osalta. Tämän tarkennuksen jälkeen olemme voineet muokata omat ohjeistuksemme niin, että luettelointi on päässyt taas täyteen vauhtiin.

Primääriluetteloidut tietueet teemme RDA-kuvailuohjein.  Melindasta tapahtuvan takautuvan luetteloinnin osalta säilytämme tietueen useimmin hybridinä. Korjaamme tiedonhakuun vaikuttavia virheitä, poistamme tuplakenttiä sekä rikastamme vanhoja tietueita varmistaen osaltamme niiden löydettävyyden myös jatkossa. Viime vuosina olemme vuosittain käsitelleet tuhansia tietueita, joita kenties yksikään kirjastoammattilainen ei meidän jälkeemme käsittele, joten tämä korjaustyö on tiedontarvitsijan kannalta merkittävää.

Toistaiseksi ei ole mahdollista poimia RDA-kuvailuohjein tietuita BookWhere-ohjelmalla, mutta me Varastokirjastossa käytämme apuna ISBD-konversiota.  Poimimme tietueen, poistamme 336-337 kentät ja laajennamme tietueen Alephin toiminnolla Expand from Template, jonka jälkeen muokkaamme tietueen RDA-muotoon.

Nykyiset kirjastojärjestelmät eivät vielä tue täydellistä RDA-luettelointia. Käytämme siis edelleen myös Marc21 –formaattia, jota sovelletaan RDA-kuvailuun.  Olemme ottaneet käyttöön uusia kenttiä ja osakenttiä, että pystymme myöhemmin avaamaan suhteita ja rakeistamaan tietoa. Tästä esimerkkinä ovat tekijäfunktiot sekä kokoomateosten merkitseminen uusilla osakentillä r ja t.

Aineiston kuvailu on muutoksessa kohti funktionaalista kuvailua, joka tukee nykyistä paremmin tiedonhakijan tarpeita etsiä tietoa.

Sirpa Janhonen

<<< edellinen artikkeli      seuraava artikkeli >>>