Varastokirjaston vuosi 2014

Tavoitteena oli vuoden aikana saapuneen aineiston käsittely määräajassa. Siinä onnistuttiin, vaikka lähetyksiä vastaanotettiin varsin runsaasti.

Kirjastoverkon toiminnallisten ja rakenteellisten muutosten seurauksena Varastokirjastoon on viime vuosien aikana siirretty painettuja aineistoja entistä runsaammin: vuonna 2012 n. 7,7 hyllykilometriä, v. 2013 noin 6,4 hkm ja v. 2014 noin 6,7 hkm. Samaan aikaan käsittelyssä on ollut myös edellisiltä vuosilta jäänyttä rästiaineistoa. Näistä syistä johtuen, vuonna 2014 kiinnitettiin erityistä huomiota aineistosiirtojen koordinoinnin ja hallinnan kehittämiseen sekä aineiston käsittelyn tehostamiseen. Tässä riittää edelleen haastetta myös tuleville vuosille.

Aineiston käsittely

Tavoitteena oli vuoden aikana saapuneen aineiston käsittely määräajassa. Siinä onnistuttiin, vaikka lähetyksiä vastaanotettiin varsin runsaasti. Isoja siirtoja tehneitä kirjastoja oli ennätysmäärä. Suurin osa saapuneesta aineistosta (n. 4,5 hkm) oli pääasiassa yliopistokirjastoista tullutta kausijulkaisuaineistoa, jonka käsittely on yleensä suhteellisen nopeaa. Myös saapuneet monografiat (n. 2,2 hkm) kyettiin käsittelemään kutakuinkin aikataulussa.

Toiminnassa onnistuttiin suurelta osin sovittujen uusien käytäntöjen ansiosta. Kokoelmayhdyshenkilöjärjestelmä, aineistonsiirtosopimukset ja siirtolomake ovat auttaneet saapuvan aineiston hallintaa. Lisäksi vuosien 2013 ja 2014 rästiprojektit ovat olleet onnistuneita. Aineistoa käsiteltiin vuonna 2014 kaikkiaan 9567 hyllymetriä, josta erillisrahoituksella käsitellyn rästiaineiston osuus on 4807 hyllymetriä. Vuoden aikana rästit pienenivät kausijulkaisujen osalta 90% ja monografioiden osalta 60%. Myös aineiston käsittelyn taloudellisuus ja tuottavuus paranivat. Monografioita käsiteltiin selvästi edellisvuotta enemmän. Ministeriöltä saadun määrärahan ansiosta työvoimaa pystyttiin palkkaamaan lisää (4,7 htv), mikä näkyy tuloksissa. Järjestettyä aineistoa oli vuoden 2014 lopussa noin 3,4 miljoonaa nidettä/säilytysyksikköä. Monografianiteitä on kokoelmassa runsaat 1,6 miljoonaa ja kausijulkaisunimekkeitä noin 105 000.

Vuoden 2014 aikana aloitettiin yhteistyö pilottikirjastojen kanssa metadatan siirtämisen tehostamiseksi. Tavoitteena oli luoda järjestelmä, jossa lähettävät kirjastot siirtäisivät tietueen valmiiksi Vaari-tietokantaan. Ajatuksena oli lisäksi, että Varastokirjastossa ei puututtaisi bibliografiseen kuvailuun vaan ainoastaan tehtäisiin varasto- ja nidekohtaiset merkinnät näiden lähetysten osalta. Pilotointi on vielä kesken, mutta alustavan arvion mukaan low tag -merkinnän tekeminen ei kirjastoissa välttämättä lisää paljon työtä, mutta nopeuttaa merkittävästi aineiston käsittelyä Varastokirjastossa. Metadata- ja rästiprojekteista lisää omissa artikkeleissaan.

Vuonna 2014 uusista VAARI-tietokantaan tallennetuista bibliografisista tietueista vain 4% oli primaariluetteloituja, 96% joko Melindasta poimittuja tai BookWhere-tietueita. Melindasta saatavien luettelointitietueiden lisääntyminen, joka kasvaa entisestään, kun yleisten kirjastojen aineistoa tulee vähitellen mukaan, nopeuttaa edelleen aineiston käsittelyä.

Aineiston käyttö

Aineiston käyttö on vakiintunut noin 80 000 tapahtumaan vuodessa. Nämä ovat lainoja, artikkelikopioita ja uusintoja. Jäljenteiden osuus tilauksista oli 40%. Kaukopalvelu säilyi entiseen tapaan ajantasaisena, tilaukset toimitettiin vuorokauden sisällä saapumisesta. Aineistoluettelo asetettiin Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) käyttöliittymä Finnaan. Tilauksia on tullut jonkin verran myös tämän käyttöliittymän kautta. Asiakaskirjastojen määrä on kasvanut vuosittain. Vuoden 2014 lopussa asiakkaina oli 2007 kirjastoa/tietopalvelua, aktiivilainaajia oli 680. Pohjoismaisia asiakkaita oli 330 ja muita ulkomaisia 207. Edellisvuosien tapaan Varastokirjasto on pyrkinyt edistämään aineistojen yhteiskäyttöä, ajatusta yhteisistä kansallisista kokoelmista. Keskeistä on kirjastojen luottamus aineistojen nopeaan ja maksuttomaan saatavuuteen.

Uudet tilat

uusipuoli

Varastokirjaston lisätilan rakennustyöt saatiin päätökseen loppukesästä 2014.

Varastokirjaston lisätilan rakennustyöt saatiin päätökseen loppukesästä 2014 – yli puoli vuotta suunniteltua myöhemmin. Syyskuussa käyttöön otetussa laajennuksessa on hyllytilaa yli 27 hyllykilometriä. Uusissa tiloissa ei ole riittäviä välivarastotiloja, joten rakennushankkeen aikana Neulamäestä vuokrattuja välivarastotiloja joudutaan käyttämään toistaiseksi edelleen.

Suunnitelmallinen kokoelmayhteistyö

Varastokirjaston kannalta olisi tärkeää kehittää kansallista ja paikallista kokoelmapolitiikkaa työnjaon selkeyttämiseksi; mitä kannattaa pitää paikallisesti saatavilla, ja minkä aineiston osalta voi luottaa saatavuuteen Varastokirjastosta. Uutta kokoelmapolitiikkaa on pyritty kehittämään yhteistyössä kirjastosektoreiden kanssa. Aineistoa lähettävillä kirjastoilla on mm. entistä suurempi vastuu aineiston evaluoinnista. Varastokirjaston kokoelman käyttöaste on ollut erittäin pieni suhteessa varsin massiiviseen kokoon. Vain noin 7% kokoelmasta on käytetty viimeisen kymmenen vuoden aikana. Olisi siis syytä kiinnittää entistä tarkempaa huomiota siihen mitä Varastokirjastossa kannattaa säilyttää. Suunnitelmallisella kokoelmayhteistyöllä voidaan hallita siirtomääriä siten, että Varastokirjastossa kyetään käsittelemään saapunut aineisto määräajassa. Vuonna 2014 tehtiin päätös, että vuosina 2015-2018 aineistoa otetaan vastaan korkeintaan 5 000 hm vuodessa. Vuoden 2014 aikana aloitettiin myös siirtoihin liittyvän palautejärjestelmän kehittäminen.

Kokoelmayhdyshenkilöiden tapaamisessa Varastokirjastossa syksyllä 2014 nousi esille idea myös uuden kokoelmapoliittisen työryhmän perustamisesta. Vuoden 2015 alussa toimintansa aloittaneen työryhmän tavoitteena on määritellä Varastokirjastoon lähetettävän aineiston kriteerejä siten, että Varastokirjastoon lähetettäisiin kirjastojen asiakkaiden tarvitsemaa aineistoa ottaen myös huomioon Varastokirjaston vuosittainen vastaanottokyky.

Kari Paakkinen

seuraava artikkeli >>>