Rästiongelmaa ratkaisemassa – kuulumisia rästiprojektista

neulamaki2

Yksinomaan vuonna 2012 Varastokirjasto vastaanotti aineistoa ennätykselliset 7,7 hyllykilometriä, vaikka vakinaisilla henkilöstöresursseilla oli mahdollista käsitellä vuodessa keskimäärin 4,5 hkm.

”Varastokirjaston tehtävä on vastaanottaa ja säilyttää suomalaisista kirjastoista siirrettävää aineistoa sekä asettaa se tarvitsijoiden käyttöön.” Tätä lakiin pohjautuvaa konseptia Varastokirjasto on toteuttanut jo 26 vuotta, vuodesta 1989 lähtien. Varastokirjasto on vastaanottanut kaiken kirjastojen lähettämän aineiston ja toimintansa kautta omalta osaltaan helpottanut kirjastojen tilatarpeita. Vuonna 2012 tuli kuitenkin pysähdys ja havahduttiin toteamaan tämän toimintapolitiikan kestämättömyys. Usean vuoden ajan jatkunut suuntaus, jossa saapuvan aineiston tarjonta ylitti käytettävissä olevat aineistojen käsittelyresurssit, kumuloitui kestämättömäksi. Yksinomaan vuonna 2012 Varastokirjasto vastaanotti aineistoa ennätykselliset 7,7 hyllykilometriä, vaikka vakinaisilla henkilöstöresursseilla oli mahdollista käsitellä vuodessa keskimäärin 4,5 hkm. Varastokirjasto uhkasi hukkua aineistotaakkansa alle. Varastokirjastosta tuli onneton kirjasto.

Toimenpiteitä akuutiksi kasvaneen ns. varastoidun rästiaineiston purkamiseksi ja uusien rästien syntymisen estämiseksi alettiin suunnitella vuoden 2012 lopulla ja välittömästi vuoden 2013 alusta käynnistettiin rästiongelman ratkaisemiseen tähtäävä kehittämishanke. Hankkeen tavoitteena oli käsitellä kaikki rästiytynyt eli yli kuusi kuukautta varastossa odottanut aineisto sekä ennaltaehkäistä uusien aineistoerien kasaantuminen. Varastoaineiston läpikäyminen tarkoitti määräaikaisen lisähenkilökunnan palkkaamista luettelointiin. Uusien rästien syntymisen ehkäisemisessä on tähdätty saapuvien aineistomäärien vähentämiseen.

Okm:n myöntämällä 100 000 euron erityismäärärahalla aloitti vuoden 2013 alussa erillisprojektina ns. rästiprojekti, johon palkattiin kolme määräaikaista työntekijää luetteloimaan varastorästejä. Rästien purku aloitettiin vanhimmista aineistoista, jotka olivat saapuneet Varastokirjastoon vuosina 2005 – 2008. Tämän jälkeen projektissa on vuosittain edetty kohti uudempaa aineistoa. Rästiprojektin erillisrahoituksella aineistoa käsiteltiin ensimmäisen toimintavuoden aikana 1745 hm. Monografioita käsiteltiin 1156 hm ja jatkuvia julkaisuja 589 hm. Ennakoivan kokoelmatyön toimenpiteinä vuoden 2013 aikana solmittiin kirjastojen kanssa palvelusopimuksia, luotiin yhdessä kirjastosektoreiden kanssa uudet käytännöt aineiston vastaanotolle sekä päätettiin aineistojen karsintakriteereistä. Varastokirjaston aineistoasioiden tiedotusta lisättiin järjestämällä syksyllä 2013 kirjastojen kokoelmayhdyshenkilöille seminaari.

Anne_Niina

Okm:n myöntämällä 100 000 euron erityismäärärahalla aloitti vuoden 2013 alussa erillisprojektina ns. rästiprojekti, johon palkattiin kolme määräaikaista työntekijää. Kirjastosihteerit Niina Raita (takana) ja Anne Väisänen (etualalla) purkamassa rästejä.

Vuoden 2014 alussa rästiytynyttä varastoaineistoa oli jäljellä yli seitsemän hyllykilometriä, joten erillisprojektin jatkaminen katsottiin välttämättömäksi. Rahoitusta projektin toiselle toimintavuodelle saatiin 128 000 euroa, mikä mahdollisti 4,68 htv:n henkilöstöresurssin palkkaamisen rästiluettelointiin. Syksyllä 2014 näytti kuitenkin siltä, että luettelointivetoisella aineistonkäsittelyllä rästiongelmaa ei saada ratkaistua vielä muutamaan vuoteen. Aineistonkäsittely vaati radikaalimpaa toimintamallia, joten vanhinta, välivarastoinnissa käsittelyä odottavaa aineistoa alettiin esitarkistaa jo ennen luettelointiin saapumista. Tarkistettavat aineistot arvioitiin lava, laatikko ja nide kerrallaan. Pitkään varastoidusta aineistosta pystyttiin ennakkoseulonnan kautta poistamaan huonokuntoisia, likaisia ja jopa homeisia materiaaleja. Lisäksi lähikarsinnan perusteella hylättiin Varastokirjaston kokoelmapolitiikan vastaisia ja vanhentuneita aineistoja, tuplakappaleita sekä joitain aineistotyyppejä, joiden käyttö tilastoseurantojen perusteella on havaittu hyvin vähäiseksi. Luetteloinnin ja poistojen yhteispanoksella varastorästejä käsiteltiinkin vuoden aikana 4807 hm.

Vaikka rästiprojektissa onnistuttiin vuonna 2014 hyvin, niin vuoden 2015 alussa varastossa rästejä oli vielä 2364 hyllymetriä. Projektille haettiin ja saatiin jatkoa syyskuun 2015 loppuun saakka. Alkamassa oli kuitenkin viimeinen toimintakausi, jonka aikana kaikki rästiytynyt materiaali tuli prosessoida loppuun. Aineistonkäsittelyyn lähdettiin hakemaan uusia, tehokkaampia toimintatapoja ja ajankäytöllistä säästöä. Tila- ja henkilöstöjärjestelyjä muokattiin uusiksi ja edellisen syksyn aineistopoistoista saatujen hyvien kokemusten perusteella tätä samaa esikarsintamallia alettiin soveltaa kaikkien luettelointia odottavien rästimateriaalien läpikäymiseen. Ennen luettelointia poistettiin huonokuntoista, lainaamiseen soveltumatonta aineistoa sekä aineistoja, jotka eivät vastaa Varastokirjaston kokoelmaohjeistuksia. Toukokuun 2015 loppuun mennessä rästejä oli käyty lävitse 1120 hm eli lähes puolet jäljellä olevasta määrästä. Varastoja ei todennäköisesti saada projektin toimintakauden loppuun mennessä täysin tyhjättyä, mutta reilusti alle yhden hyllykilometrin varastosaldo saavutetaan.

Varastokirjaston ennakoiva kokoelmatyö näyttäisi myös tuottaneen tulosta, sillä parin viime vuoden aikana aineistolähetyksissä on ollut laskeva suuntaus. Uusia työmenetelmiä ja ohjeistuksia kokoelmien hallintaan on myös kehitteillä. Varastokirjasto uskaltaa jo varovaisesti hymyillä. Olisiko koittamassa onnellisemman kirjaston aika?

Sirpa Korhonen-Ritanen

<<< edellinen artikkeli     seuraava artikkeli >>>