Oulun yliopiston kirjaston ja Varastokirjaston LowTag-kokeilu

Väliraportti 28.5.2015

Naytot300x300

Lähetimme kevään aikana Varastokirjastoon noin 7500 nidettä, joiden tietueisiin lisäsimme Vaarin LowTag-tunnuksen. Näistä runsaaseen 6600 tietueeseen LowTag-muutos tehtiin ohjelmallisesti ja muihin merkinnät muutettiin käsin.

Oulun yliopiston kirjasto on ollut vuoden 2015 alusta pilottikirjastona mukana kokeilussa, jossa monografia-aineistoa lähettävä kirjasto merkitsee aineiston kuuluvaksi Varastokirjaston Vaari-tietokantaan. Käytännössä tämä toteutetaan Melinda-tietokannassa omistajakirjaston LowTag-merkintöjä muuttamalla.

Oulun yliopiston kirjastossa toteutettiin tänä keväänä iso monografioiden karsintaprojekti, jonka aikana LowTag-merkitsemistä kokeiltiin sekä ohjelmallisesti että käsin toteutettuna. Lähetimme kevään aikana Varastokirjastoon noin 7500 nidettä, joiden tietueisiin lisäsimme Vaarin LowTag-tunnuksen. Näistä runsaaseen 6600 tietueeseen LowTag-muutos tehtiin ohjelmallisesti ja muihin merkinnät muutettiin käsin.

Suuri karsintamäärä, karsinnan nopea aikataulu ja LowTag-kokeiluun osallistuminen sai meidät virta­viivaistamaan muutenkin karsinnan prosesseja. Kehitimme karsintalistojen käsittelyä ja automatisoimme Vaari-tarkistukset. Aineistoa lähettävän kirjaston on aina tarkistettava, onko lähetettävä kirja jo Varastokirjastossa. Olemme aikaisemmin tarkistaneet monografioiden olemassa olemisen / puuttumisen Vaari-tietokannasta käsin kirja kerrallaan. Nyt pystymme tekemään Vaari-tarkistukset osittain ohjelmallisesti Melinda-tietokannasta omistajakirjastojen LowTag-tunnusten perusteella.

Melinda-tarkistusten tekninen toteutus

Oulun yliopiston kirjastossa tehdään poistettavien aineistojen Melinda-tarkistukset ohjelmallisesti ja samalla tarkistustiedot tuotetaan listoiksi. Tarkistukset tehdään Access-kyselyillä käyttäen apuna Melinda-palveluiden dumppeja. Olemme saaneet näihin oikeudet Kansalliskirjaston Melinda-palveluista.

  • Tarvittavat dumpit ovat ind.alina.info ja sid.oula
  • alina.info = koneparsittava rivi jokaisesta Melindan tietueesta. Kenttien määriä, SID-kenttien sisältöä ja kirjastojen LowTag-tunnukset yms.
  • oula = kirjastokohtainen indeksi, jossa on Oulan BIB-ID ja MelindaID
  • Melindasta (dumpeista) haetaan Oulan BIB-ID:een perusteella sen tietueen MelindaID, jossa on Oulan LowTag
  • MelindaID:n avulla haetaan kyseisen tietueen muiden kirjastojen LowTag-tunnukset.
  • Tietueen haku Melindasta dumppien avulla onnistuu niissä tapauksissa, joissa Melindan tietueessa on Oulan SID-kenttä eli kaikissa ennen Alephin loadia eli 2009 tai ennen tehdyissä.
  • Jos tietue on tehty Aleph-aikana, ei Melindan tietueessa ole SID-kenttää, mutta näissä tapauksissa MelindaID löytyy Oulasta 035-kentästä FCC-alkuisena
  • Meillä tätä on käytetty lähinnä niissä avokokoelman karsinnoissa, joissa karsitaan liikkumattomia niteitä ja aika-rajaksi on laitettu ”ei liikkunut 5 vuoteen” eli juuri tuo 2009, joten lähes kaikki MelindaID:t on saatu suoraan dumppien avulla.

Tällä tarkistuksella saadaan selville ne kirjat, joita on varmuudella myös Varastokirjastossa. Negatiivinen tulos ei välttämättä tarkoita sitä, että kirjaa ei ole Varastokirjastossa. Kirja voi olla tuplatietueena Melindassa ja Varastokirjaston nide on eri tietueessa. Osan tarkistuksista joudumme siis kuitenkin tekemään käsin, mutta toki listan perusteella siten, ettei fyysistä kirjaa tarvitse tässä vaiheessa käsitellä. Tämän vuoksi listalle tulostetaan myös teosten ISBN, jonka perusteella Vaari-tarkistuksen voi tehdä Melindasta.

LowTag-merkinnän poistaminen/lisääminen ohjelmallisesti

Jos tietue ei jää Oulaan, Melinda-palvelut poistavat Oulan LowTag-tunnuksen koneellisesti Melindasta lähettämämme MelindaID-listan perusteella.

Vaarin LowTagin lisääminen suoritetaan koneellisesti vain silloin, kun Vaarin LowTag on mahdollista lisätä siihen tietueeseen, jossa oli/on Oulan LowTag. Eli jos Melindassa on tuplatietueita ja Oulan tietueessa ei ole muiden kirjastojen tunnuksia, koneellista lisäämistä ei tehdä. Tällöin Vaarin LowTag lisätään käsin siihen tietueeseen, johon jää muiden kirjastojen tunnukset.

Vaarin LowTagin ohjelmallinen lisääminen onnistuu kahdella tavalla:

  1. Vaarin LowTag lisätään Melinda-tietokantaan Winbatch-ohjelman avulla.
  • Nidenumeron perusteella haetaan Oulan BIB-ID ja sen avulla MelindaID (vanhat tietueet Melinda-palveluiden dumppien avulla tai jos uudempia Aleph-aikana tehtyjä tietueita, niin MelindaID:een saa suoraan Oulan 035-kentästä FCC-alkuisena)
  • Lisätään Vaarin LowTag Winbatch-ohjelman avulla
  • Tämä on melko hidas menetelmä (noin 240 tietuetta tunnissa) ja Winbatchia käytettäessä koneella ei voi tehdä muuta samanaikaisesti.
  1. Melinda-palvelut lisää Vaarin LowTag-tunnuksen ohjelmallisesti, kun heille lähetetään MelindaID-lista.

LowTag-kokeilun arviointi lähettävän kirjaston näkökulmasta

LowtagOula

Vaarin tunnuksen lisääminen käsin tai ohjelmallisesti ei aiheuta juurikaan lisätyötä lähettävälle kirjastolle.

Koneellinen Vaari-tarkistus sekä koneellinen LowTag-tunnusten poistaminen ja lisääminen ovat helpottaneet ja nopeuttaneet aineiston karsintaa ja lähettämistä Varastokirjastoon merkittävästi. Vaarin tunnuksen lisääminen käsin tai ohjelmallisesti ei aiheuta juurikaan lisätyötä lähettävälle kirjastolle.

Toisaalta omankin kirjastotunnuksen lisäämiseen tulee yksi ylimääräinen klikkaus, koska kirjastotunnuksen lisäämisen yhteydessä on poistettava väkänen kohdasta Vaari. Vaari-vaihtoehdon näkyminen johtuu siitä, että luetteloijilla on nyt oikeus lisätä sekä Vaarin että oman kirjaston tunnus.

”Kaksoisidentiteetti” aiheuttaa myös sen, että Alephissa hakutuloksia selatessa sekä Oulassa että Vaarissa olevat julkaisut on merkitty tähdellä. Omien tietueiden löytäminen on tästä syystä hivenen hankalampaa, mutta toisaalta Vaari-tarkistusten teko helpottuu.

Kun kirjoja siirretään Varastokirjastoon, on hyvä samalla poistaa Melindan tuplatietueita sekä tehdä tietueisiin tarvittavia korjauksia ja lisäyksiä. Tätä työtä tehdään sekä lähettävässä kirjastossa että Varastokirjastossa. Vaarin LowTagilla varustamamme tietueet ovat lähes kaikki tulleet koneellisen lisäämisen kautta. Tällöin ei tarkistettu niiden tietueiden sisältöä, joihin Lowtag on lisätty. Tämä antaa hyvän kuvan tilanteesta, jossa lähettävä kirjasto ei lainkaan korjaa tietueita. Tässäkin yhteydessä on kuitenkin poistettu tuplatietueet, joissa Oula on ainoa omistava kirjasto. Vaarin LowTag on lisätty jäävään tietueeseen käsin.

Kun LowTag-muutoksia on tehty käsin, tietueita on tarkistettu ja korjattu. Pohdittavaksi jää, tulisiko tietueita siivota/korjata enemmän tässä tilanteessa kuin siinä tilanteessa että kirjat lähetetään Vaariin ilman LowTagin lisäämistä. Riittääkö esimerkiksi vain hakuelementtien tarkistus ja korjaus.

Kokonaisuudessaan olemme kokeneet Vaarin LowTag-tunnusten lisäämisen hyvänä käytäntönä ja vaivannäön arvoisena. LowTag-tunnuksen lisääminen jo lähettävässä kirjastossa helpottaa merkittävästi Varastokirjaston työtä, eikä siitä lähettävälle kirjastollekaan koidu suurempaa lisätyötä. Kirjan siirtyminen Varastokirjastoon näkyy välittömästi Vaari-tietokannassa. Varastokirjasto on saanut kirjat nopeasti käsiteltyä hyllyynsä kaikkien asiakkaiden saataville.

Anne Kivinen ja Heino Puoskari

anne.kivinen[at]oulu.fi , heino.puoskari[at]oulu.fi

<<< edellinen artikkeli     seuraava artikkeli >>>