Metadatan hyödyntäminen aineiston siirrossa ja käsittelyssä

lowtag

LowTag aineistoa odottamassa käsittelyä

Toimijoina metadatan siirrossa suoraan lähettävästä kirjastosta Varastokirjastoon ovat Varastokirjasto, aineistoa lähettävä(t) kirjasto(t) sekä Kansalliskirjaston verkkopalvelut. Perusedellytyksenä toiminnalle on, että lähettävä kirjasto luetteloi Melindaan. Menetelmää on pilotoitu 9/2014 -6/2015 Itä-Suomen yliopiston Joensuun kampuskirjaston ja Oulun yliopiston kirjaston kanssa.

Varastokirjastoon matkalla oleva nide näkyy välittömästi Melindassa ”Varastokirjasto Niteitä 0” merkinnällä, kun nide on käsitelty lähettävässä kirjastossa. Varastokirjaston Vaari-tietokannassa niteen sijaintitieto on ”Nide on siirtymässä Varastokirjaston kokoelmiin: ei ole toistaiseksi lainattavissa/varattavissa/käytettävissä” ja sama tieto on näkyvissä myös ruotsin- ja englanninkielisissä tietokannan web-versioissa.

Oulun yliopiston kirjastossa on kehitetty menetelmä, jossa selvitetään koneellisesti mitkä omasta tietokannasta poistettavaksi suunnitelluista niteistä puuttuvat Varastokirjaston tietokannasta. Seuraavaksi selvitetään, onko kyseisillä niteillä vähintään kolme muuta omistavaa kirjastoa. Tämän jälkeen jäljelle jäävien niteiden osalta koneellisesti poistetaan oman kirjaston omistajuus ja lisätään Vaari omistajaksi. Oulun yliopiston kirjastossa Anne Kivinen ja Heimo Puoskari ovat työskennelleet tämän projektin parissa ja osaavat kertoa asiasta tarkemmin. Itä-Suomen yliopiston Joensuun kampuskirjastossa on käsitelty niteitä käsityönä. Kun siellä on tehty poistopäätös, on oman kirjaston omistajuus poistettu Melindasta ja lisätty Vaari omistajaksi.

Kansalliskirjaston verkkopalvelut myöntää lähettävälle kirjastolle Melindaan käyttäjätunnuksia, jotka oikeuttavat Vaarin omistajuuden lisäämisen/poistamisen sekä Oulun kehittämää koneellista selvitystä varten oikeuden lukea Melindan tietokantavedoksia sekä auttaa lähettävää kirjastoa eräajoissa.

Varastokirjastossa valmiiksi LowTag-merkitty aineisto käsitellään perinteistä luettelointia merkittävästi nopeammin. Aineiston käsittely tapahtuu pääasiassa Voyager -kirjastojärjestelmässä, jossa valmiiseen bibliografiseen tietueeseen lisätään varasto- ja nidetietueet tarvittavine merkintöineen. Aleph-kirjastojärjestelmää eli Melinda -tietokantaa käytetään vain, jos tietueessa havaitaan tiedonhakua haittaava virhe. Pienet virheet, kuten loppupisteiden puuttuminen tai tiedonhakua haittaamattomat indikaattori virheet jätetään korjaamatta.

Pilotin aikana työhön käytettyä aikaa ja havaittuja ongelmia on kirjattu. Tiedonhakuun vaikuttavia virheitä, Varastokirjaston tietokannassa jo olevia tai siirtymättömiä tietueita oli noin 8 % tietueista. Yhden LowTag–merkityn metrin käsittelemiseen kuluva aika oli noin 1 tunti 30 min. LowTag aineistoa käsitteli lyhyen kokemuksen omaava henkilö, jolla ei ole luettelointikokemusta. Varastokirjaston normaaliaineiston luetteloinnissa aikaa kului vastaavasti keskimäärin 3 tuntia 12 min. Testiaineistossa oli suuria vaihteluita aineistosta riippuen esim. BookWhere–poimittavien määrässä. Normaalia aineistoa käsitteli kaksi pitkän Varastokirjaston luettelointikokemuksen omaavaa henkilöä.

Lähettävän kirjaston LowTag-merkkaus vähentänee tuplien lähettämistä, kun aineiston siirtyminen Varastokirjastoon näkyy heti tietokantojen web-liittymissä. Kun aineiston turha siirtäminen vähenee, säästöä syntyy myös siirtokulujen sekä tuplien käsittelytyön ja poistoon/roskiin menevän aineiston osalta Varastokirjastossa.

Lähettävissä kirjastoissa tarkastellaan ehkä kriittisemmin lähetettäväksi aiotun aineiston säilyttämisen tarpeellisuutta. Yhteistietokanta on ollut olemassa jo pitkään, mutta yhä vieläkin kirjastoissa luetteloinnin keskiössä on oma tietokanta. Low Tag-käsittely vahvistaisi pikkuhiljaa yhteistä ymmärrystä metadatan hyödyntämisestä ja käytöstä ja vähentäisi päällekkäistä työtä.

Lyhyen testauksen perusteella valmiiksi Low Tag-merkityt niteet on yli 2 kertaa nopeampia käsitellä Varastokirjastossa, ja työ vaatii lyhyemmän kokemuksen luetteloinnista kuin perinteinen luettelointi. Nopeutuvasta käsittelyajasta johtuen aineisto on myös joutuisammin tiedontarvitsijoiden käytössä.

Sirpa Janhonen

<<< edellinen artikkeli     seuraava artikkeli >>>