Varastokokoelmasta käyttökokoelmaksi – aineistonsiirtojen uudet tuulet

Kirjastosihteeri Risto Laakkonen jatkuvien julkaisujen käsittelyssä.

Varastokirjasto haluaa auttaa kirjastoja entistä parempaan suunnitelmallisuuteen kokoelmiensa hallinnassa ja aineistojen siirroissa. Loppuvuodesta 2012 otettiin käyttöön uusi web-pohjainen aineistonsiirtojen kyselylomake. Linkki kyselyyn löytyy kirjaston kotisivuilta. Vastuu lähetysten sisällön tarkoituksenmukaisuudesta on entistä enemmän siirtävällä kirjastolla.

Uusi kyselylomake

Kyselylomakkeen keskeisenä tavoitteena on auttaa sekä siirtäviä kirjastoja että Varastokirjastoa koordinoimaan aineistojen siirtoja. On toivottavaa, että kaikki aineistoa lähettävät kirjastot täyttäisivät ja lähettäisivät lomakkeen ennen siirtoa.

Tiiviimmän vuorovaikutuksen lähettävän kirjaston ja Varastokirjaston kesken sekä tarkemman aineiston arvioinnin myötä lähetysten käsittelyn odotetaan tehostuvan. Varastokirjastoon siirretty aineisto halutaan entistä nopeammin asiakkaiden käyttöön. Samalla pyritään estämään uusien käsittelyrästien syntyminen.

Jos siirtojen suunnittelussa ajattelutapa on tähän asti ollut ”mitä Vaarista ei löydy”, niin vastaisuudessa sen toivotaan olevan enemmän ”mitä kannattaa Suomessa säilyttää”. Ei lähetetä aineistoa, jota on helposti, nopeasti ja edullisesti jo saatavana jostain muualta. Yksi tavoitteista on, että Varastokirjaston kokoelma olisi jatkossa enemmän käyttö- kuin varastokokoelma.

Varastokirjaston tavoitteena on käsitellä aineisto kuuden kuukauden kuluessa sen saapumisesta. Vuonna 2012 siirretyn aineiston käsittelyyn kuluu nykyisellä henkilömäärällä noin kaksi vuotta. Aiempina vuosina kertynyttä käsittelyrästiä (monografioita) on lisäksi 2 600 hm, mikä vastaa noin 19 kuukauden käsittelyaikaa. Lyhyesti sanottuna, aineistoa siirretään Varastokirjastoon reippaasti enemmän kuin sitä pystytään käsittelemään.

Myös alkuvuosi 2013 näyttää siltä, että siirtotahti pysyy ennätyksellisen korkeana, jopa kasvaa entisestään. Varsinkin yliopistokirjastoilla näyttää olevan paineita kokoelmiensa karsimiseen.

Palvelusopimus

Varastokirjaston tilanahtauden ja suuren siirtomäärän vuoksi opetus- ja kulttuuriministeriön nimeämän, kaikkien kirjastosektoreiden edustajista koostuvan Varastokirjaston johtokunnan aloitteesta on otettu käyttöön aineistosiirtojen palvelusopimus. Sopimuksessa määritellään tarkemmin pelisäännöt, kuinka siirtoaineisto jatkossa arvioidaan ja siirretään Varastokirjastoon. Palvelusopimus tehdään kaikkien yliopisto-, ammattikorkeakoulu-, maakunta- sekä suurimpien erikoiskirjastojen kanssa.

Aineiston käsittelyssä on siirrytty myös uuteen käsittelyjärjestykseen. Kun aiemmin aineisto pyrittiin käsittelemään saapumisjärjestyksessä, nyt käytännön syistä ensin luetteloidaan sellainen aineisto joka on tarkistettu ja jonka luettelointitiedot löytyvät Melindasta. Melindasta löytyvä aineisto tulisi jatkossa pakata eri laatikoihin ja lavoille sekä merkitä se näkyvästi. Tämä käytäntö nopeuttaa käsittelyä selvästi.

Kokoelmayhdyshenkilöverkosto

Varastokirjasto on perustamassa kokoelmayhdyshenkilöverkostoa. Verkoston tarkoituksena on keskustella aineiston säilyttämisen periaatteista tulevaisuudessa sekä olla mukana luomassa yhteistä kokoelmapolitiikkaa.

Ajatuksena sähköpostikeskustelujen lisäksi on järjestää yhteisiä tapaamisia, joissa voidaan kertoa lähemmin myös Varastokirjaston tarjoamista palveluista. Verkostoon kuuluisivat kaikki palvelusopimuksen tehneet kirjastot sekä muut halukkaat  vapaaehtoisesti.

 

<<< edellinen artikkeli     seuraava artikkeli >>>